O znižovaní IT nákladov na TREND konferencii Infotrendy 2009 prednášal aj biznis manažér slovenského Hewlett-Packardu Valent Gura. Hovoril zapálene, a tak nielenže prešvihol svoj časový limit, ale ukrojil z neho i nasledujúcemu rečníkovi.

Zhodou okolností, svojmu zákazníkovi. Keď to zistil, nonšalantne sa k nemu obrátil: „Toto sa nemalo stať. Pridáme čas.“ Oslovený finančný riaditeľ Stredoslovenskej energetiky Vladimír Valach plynulo nadviazal: „Typický IT dodávateľ! Prekročili sme čas, rozpočet? Sorry. Pridáme.“

NEPREHLIADNITE SÚVISIACI ČLÁNOK:

• Keď zamestnanci kradnú dáta

Z plusu do mínusu

Na rozdiel od konferencie s uvoľnenou atmosférou sa v reálnom živote priestor na vtipy zmenšuje. Zdá sa, že kríza, v rámci ktorej sa už otriasli marketingové rozpočty a plány ambicióznych personalistov, sa nevyhne ani sektoru informačných technológií.

Ešte na jeseň analytici očakávali, že globálne výdavky na IT v tomto roku narastú o 2,2 percenta. V marci už šli odhady do mínusu. Globálny IT sektor má podľa agentúry Gartner klesnúť o takmer štyri percentá. Dlhodobé predikcie sú síce pozitívne – už v roku 2010 podľa nich vzrastie trh o 2,4 percenta –, no nikto nezaručuje, že sa v duchu predpovedí počasia Dr. Iľka opäť nezmenia.

Analytici, samozrejme, už zanalyzovali, čo pokles trhu spôsobí: firmy a organizácie budú na IT šetriť. Ako ukázal prieskum Gartneru medzi IT manažérmi, najčastejšie (45 % organizácií) sa rezervy budú hľadať v prevádzke. Uvažovať sa bude o výmene drahých technológií za lacnejšie, o predlžovaní používania existujúcej techniky, o outsourcingu či takzvanej virtualizácii. Štvrtina firiem zasa mieni potrápiť dodávateľov. A lepšie, teda najmä lacnejšie, nakupovať.

Niektoré faktory môžu IT trh i posilniť. Každý piaty informatik v prieskume Gartneru uviedol, že chce hľadať argumenty, ako vyzdvihnúť úlohu IT vo firemnom corebiznise. „Šéf informatiky príde za generálnym a napríklad povie: Investujme do CRM [systému na riadenie vzťahov so zákazníkmi] a ja ti poviem, koľko ušetríme na obchodníkoch,“ ilustruje Oldřich Příklenk z česko-slovenského zastúpenia Gartneru. IT rozpočet podniku sa takto môže dokonca zvýšiť. Na úkor iných zložiek organizácie.

Pravda, v skutočnosti môže debata vyzerať aj naopak: „Generálny riaditeľ sa spýta šéfa informatiky: Tak, kolega, aký bude tvoj príspevok k zníženiu nákladov?“ Možností je celé priehrštie. Analytici z Gartneru napočítali dvadsaťpäť možných úsporných opatrení, ktoré rozdelili do troch skupín: manažovanie dopytu po IT, zníženie nákladov na zdroje a zmena prevádzkových postupov. O. Příklenk vypichuje tri opatrenia s najväčším efektom. Riadenie projektu (kde vidí možné úspory okolo 50 percent), virtualizácia (úspory 40 až 70 percent) a štandardizácia operačného prostredia (15 až 25 percent).

No hoci možností úspor je veľa, priestor je vcelku obmedzený. Z analýzy rozpočtov spoločností Fortune 500 vyplýva, že v rokoch 2001 až 2006 z celkových prevádzkových nákladov pripadlo na informačné technológie iba šesť percent.

Rezervy boli skôr v iných oblastiach – čo môže posilniť pozíciu šéfa informatiky v debate s generálnym a finančným riaditeľom. Tým skôr, že výdavky do IT sa ukázali ako stimulátor budúceho úspechu. „Každý dolár investovaný do IT v priebehu rokov 2003 až 2005 priniesol poldruha dolára hrubého zisku v roku 2006,“ komentuje O. Příklenk.

Nevyhnutné minimum

Ako budú na IT šetriť slovenské firmy? Ako naznačuje anketa TRENDU, vo viacerých podnikoch nabehli na obozretnejší režim. S tým, že prípadné škrty, či už v investíciách alebo v prevádzke, môžu, ale nemusia súvisieť s krízou.

Napríklad v Západoslovenskej energetike výraznejšie znižovanie IT rozpočtu neočakávajú. No podľa hovorcu Jána Orlovského kontinuálne konfrontujú obsah, kvalitu a cenu IT služieb s potrebami firmy: „Aby sa zvýšila efektivita vynakladaných prostriedkov a znížila finančná náročnosť IT.“ Rozbehnuté projekty sa vraj nepozostavujú, ale tie, čo sú v príprave, sa budú prehodnocovať.

Hovorca T-Mobilu Andrej Gargulák zasa tvrdí, že nezastavili ani jeden z plánovaných veľkých projektov. Rozpočet podľa neho nastavili tak, aby „bola zabezpečená riadna prevádzka a zrealizovali sa všetky potrebné investície“.

Naopak, v poisťovni Union chcú investovať len do IT projektov, ktoré sa týkajú najviac prioritných a rozvojových aktivít. „Projekty s nižšou prioritou sú zatiaľ pozastavené,“ dodáva hovorkyňa Judita Smatanová. No ako spresňuje, celkové výdavky sa oproti vlaňajšku napokon znížiť nemusia: „Plánujeme vstup do poistenia motorových vozidiel, ktorý prinesie požiadavky na nové investície.“

Otvorenejší je šéfinformatik Slovenskej Grafie Ján Fiľak. V podniku podľa neho pôjdu investície na nevyhnutné minimum: „Pri súčasnej verzii plánu sa dostávame na desať, pätnásť percent pôvodného zámeru.“ Ako dodáva, zastavil sa nákup systému Exchange, súvisiacich diskových polí či upgrade Officu. Z menších položiek spomína škrty v obnove hardvéru. A, samozrejme, chcú prehodnocovať existujúce kontrakty s dodávateľmi. Po zrátaní investičných a prevádzkových nákladov očakávajú úsporu okolo tridsať percent.

Trochu iné problémy ako súkromný sektor má, ako zvyčajne, štátna a verejná správa. Zhodou okolností práve v tomto roku sa reálne rozbehnú tendre na megaprojekty informatizácie, financované z európskych fondov. Ministerstvo financií, ktoré bruselské IT peniaze spravuje, do konca marca vyhlásilo sedem výziev na projekty za 150 miliónov eur. Získať by ich mali dodávatelia rezortov vnútra, sociálnych vecí, úrad katastra a Národného kontrolného úradu.

Šéf sekcie informatizácie na ministerstve financií Pavel Bojňanský odhaduje, že do konca mája budú vonku výzvy za 450 miliónov eur. Celkovo je na informatizáciu štátnej správy, samosprávy a zdravotníctva, digitalizáciu pamäťových inštitúcií a širokopásmový internet v regiónoch do roku 2013 vyčlenených 1,1 miliardy eur. A ďalšie desiatky miliónov do IT sektora natečú cez ďalšie europrogramy, napríklad elektronizáciu školstva.

Mohli šrotovať

Hitom posledných mesiacov, ktorý organizáciám sľubuje razantné úspory, je virtualizácia. O čo ide? Malé prirovnanie: Ak sa v rodine, vlastniacej jedno auto, na ktorom sa vozí jej živiteľ do práce, objaví požiadavka na ďalšie dopravné nároky – napríklad do práce začne chodiť aj druhý partner –, zvyčajne to vedie k nákupu ďalšieho vozidla. Obdobne sa správajú firmy pri využívaní IT techniky. Keď pribudne nová aplikácia, napríklad CRM, nakúpi sa nový hardvér. No obe situácie možno riešiť aj inak. Obaja partneri budú do práce jazdiť jedným autom, na jednom serveri pobeží účtovníctvo i zákaznícky softvér.

Virtualizáciu – náhradu fyzického prostriedku softvérovou vrstvou, ktorá ho emuluje – už objavili tisícky firiem po celom svete. Na Slovensku napríklad Slovenský plynárenský priemysel. Šéf sekcie vývoja divízie IT Peter Chochol vlani na konferencii dodávateľa virtualizačného softvéru VMware menoval prínosy projektu. Plynárom podľa neho ušetrí 624 kilowatthodín elektrickej energie na napájanie a klimatizáciu denne, 57-tisíc eur ročne. Zintenzívnilo sa tiež využitie slabo vyťažených serverov, takže tretinu z nich mohli dať zošrotovať – ale nové kupovať nemuseli.

Nad virtualizáciou dlhšie rozmýšľali aj v českej Komerčnej banke. Predbežne vykalkulovali úspory na celkových nákladoch (total cost of ownership, TCO) počas prvých piatich rokov na 80 miliónov českých korún (3 mil. €). V porovnaní s dovtedajšou praxou sa náklady mali scvrknúť na tretinu. Napríklad preto, že z pôvodných 143 serverov po novom stačilo len desať.

Virtualizácia podľa dodávateľov a ich klientov nešetrí len peniaze, ale i čas. „Za bežných okolností by typickému zákazníkovi obstaranie dvoch serverov trvalo najmenej dva mesiace,“ tvrdí riaditeľ divízie systémových služieb Siemensu Peter Trajlinek. Dva mesiace by si podľa neho vyžiadali formálne procesy schvaľovania, dodávka a inštalácia hardvéru a softvéru: „V režime virtuálnych serverov je to otázka niekoľkých minút.“

Aj konzultant softvérovej spoločnosti Anasoft APR Eugen Jeckel súhlasí, že virtualizácia šetrí čas a peniaze. No upozorňuje, že používatelia si musia zvyknúť na nový spôsob prevádzkovania informačných systémov: „Vyplatí sa zaviesť nový spôsob riadenia zdrojov, lebo inak sa môže stať, že používatelia začnú virtuálnymi zdrojmi plytvať.“ Okrem toho, podľa neho treba rozlišovať medzi bezplatnou a platenou virtualizáciou: „Bezplatné produkty neobsahujú dostatočné nástroje na riadenie zdrojov, čo pri kritických aplikáciách, napríklad vo výrobe či v online komunikácii, môže mať nepríjemné následky.“

Výhoda alebo príťaž

Úsporný režim upriami pozornosť mnohých manažérov na outsourcing IT. Ten sa zatiaľ na Slovensku veľmi nevyužíva. Aspoň podľa agentúry IDC, podľa ktorej sa na outsourcing vynakladá necelá desatina IT výdavkov, kým v západnej Európe je to až štvrtina.

Rozbehnúť by sa v nasledujúcich mesiacoch mohol najmä outsourcing prevádzky koncových zariadení a správy počítačových sietí. Tieto činnosti vedia firmy obvykle najrýchlejšie vyčleniť. Zatiaľ podľa V. Guru z HP vo väčšom meradle k rastu dopytu po outsourcingu nedošlo. Prvé lastovičky už sú, spomedzi nadnárodných firiem. Napríklad slovenský Volkswagen v marci podpísal kontrakt na outsourcing informatiky so spoločnosťou EDS, ktorá je súčasťou HP.

Pre outsourcing sa pred niekoľkými rokmi rozhodla Stredoslovenská energetika, keď potrebovala znížiť investičnú náročnosť podnikových IT. „Podnik nemal dostatok investičných zdrojov. Potrebovali sme investovať do sietí, do nášho corebiznisu,“ opisuje V. Valach situáciu, ktorá sa v mnohom podobá na dnešné problémy firiem.

„Outsourcing skutočne môže znížiť náklady, no závisí to od vstupných predpokladov a toho, s čím porovnávate,“ sumarizuje finančný riaditeľ distribučky. Predtým než energetika správu podnikových IT outsourcovala, tvorilo jej sieť takmer 1 200 počítačov a notebookov, sto serverov, dvesto tlačiarní a niekoľko stoviek ďalších periférnych zariadení. Takmer každý kus hardvéru mal iné parametre, čo značne komplikovalo prácu podnikovým itečkárom.

Pri jednoduchom zrátaní nákladov na skladané PC a počítač od HP druhý variant vyjde drahšie, hovorí V. Valach: „No ak budem brať do úvahy celkové náklady – prirátam všetky náklady na prevádzku a údržbu systému –, tak outsourcing vychádza lepšie.“ Výšku úspor však nekonkretizuje.

Pri outsourcingu môžu firmy optimalizovať i svoje hotovostné toky. Zmluva zvyčajne presne definuje platby a termíny úhrad, a tak sa na ne manažéri dokážu v dostatočnom predstihu pripraviť. No to, čo je v časoch stabilného rastu výhoda, môže byť v recesii príťažou. Vopred dohodnuté platby obmedzujú flexibilitu a de facto znemožňujú okamžité znižovanie nákladov. Pravda, ak si podnik s dodávateľom nevyrokuje nové podmienky.

Cena outsourcingových služieb má v globále podľa odhadu Gartneru v nasledujúcich dvoch rokoch klesnúť o päť až dvadsať percent. Čiastočne sa to bude týkať aj platných zmlúv, ktorých otváraním si budú chcieť zákazníci vybojovať lepšiu cenu. Niekedy na úkor poskytovaných služieb. No pokles nastane predovšetkým pri novo uzatvorených kontraktoch.

Opodstatnenosť tohto tvrdenia a zmenu prístupu dodávateľov signalizujú i slová V. Guru: „Keď sme schopní pochopiť finančnú situáciu potenciálneho klienta, sme pripravení hovoriť aj o garantovaní konkrétnej výšky zníženia nákladov.“

Viac ako za celý projekt

Snaha zoškrtať IT výdavky môže povzbudiť firmy v nasadzovaní softvéru na báze otvoreného zdrojového kódu (open source). Na rozdiel od klasického komerčného softvéru sa pri ňom neplatia poplatky za licencie. Niektoré produkty – napríklad kancelárske balíky – môžu firmy získať úplne zadarmo. Úspora sa dá dosiahnuť i pri špecializovanom softvéri na mieru. „Ak zákazník nemá dostatok zdrojov a chce lacnejšie riešenie, môžeme zvýšiť podiel open source komponentov,“ vysvetľuje E. Jeckel z Anasoftu.

Celkovo možno použitím softvéru na báze otvoreného kódu ušetriť 30 až 40 percent nákladov, odhaduje riaditeľ spoločnosti Monogram Technologies Ján Jenča. Práve takou časťou sa podľa neho licenčné poplatky za komerčný softvér podieľajú na celkových nákladoch.

V niektorých prípadoch môžu podľa E. Jeckela úspory dosiahnuť aj viac. A spomína na nedávnu situáciu, keď Anasoft chcel v pripravovanej aplikácii použiť komerčnú licenciu, za ktorú si jej vlastník vypýtal viac, ako mala firma dostať za celý projekt.

Open source bude zrejme lákavý predovšetkým pre menšie a stredné firmy. Ak si niekto založí firmu so štandardným obchodným modelom, postačia mu dostupné aplikácie. Azda s výnimkou účtovníctva, kde je pre legislatívne zmeny potrebné poskytovať podporu, si takéto firmy môžu všetok softvér zabezpečiť s minimálnymi nákladmi, mieni E. Jeckel.

V trochu odlišnej situácii sú veľké nadnárodné spoločnosti. „Čím zložitejší produkt firma poskytuje a čím zložitejšie riadiace systémy používa, tým ťažší je prechod na open source,“ tvrdí manažér divízie finančných služieb spoločnosti Logica Roman Mentlík.

Napríklad banky sa podľa neho zdráhajú prijať open source nielen pre technologickú stránku riešenia, ale aj právnu. Komerčné riešenia v ich očiach prinášajú väčšiu istotu – v kontinuálnosti vývoja produktu, ako i právnej zodpovednosti za použité riešenie.

Iste, pred prechodom na open source treba zvážiť množstvo faktorov. Nákladovú efektívnosť môžu zrelativizovať dodatočné služby ako integrácia novinky do IT prostredia firmy, jej produktová podpora alebo preškolenie zamestnancov.

Okrem väzby konkrétnej aplikácie na ostatné informačné systémy firmy či migrácie dát treba vhodne vybrať samotný open sourcový produkt. Aby jeho vývoj nezávisel od jediného lídra, pri ktorého zániku by sa de facto zastavil. A nie všetky firmy budú môcť prejsť na takýto softvér vzhľadom na licenčné podmienky dohodnuté v zmluve s existujúcim dodávateľom.

Protichodné záujmy

Kríza stavia proti sebe protichodné záujmy. Hoci dodávatelia snahu zákazníkov míňať menej peňazí, aspoň oficiálne, chápu, slogan „IT za polovicu“ za svoju víziu určite nepojmú. Ich pochopiteľným cieľom je udržať si, prípadne ešte zvýšiť výnosy.

A keďže nových zákazníkov bude pribúdať menej ako pred dvoma či troma rokmi, zamerajú sa na existujúcich klientov. Pôjdu za nimi s nápadmi, ktorých podstatou bude, že im za tie isté peniaze poskytnú viac služieb. A budú opakovať, že investície do IT ich lepšie ako konkurenciu pripravia na dobu, keď kríza – ako doteraz každá – pominie.

Kríza môže mať aj jeden pozitívny efekt. V dobrých časoch si dodávatelia (samozrejme, nie všetci) mohli zákazky vyberať. Tie, ktoré im nepriniesli efekt, zodpovedajúci ich predstavám, odmietali. V lepšom prípade odsúvali na neskôr. To sa v kríze zmení. Zákaziek bude menej, dodávateľom budú dobré aj tie, na ktoré predtým nemali čas. Alebo ktoré im sľubovali menší profit a menej oslnivé referencie.

Ilustračné foto - Profimedia.cz, Foto - Maňo Štrauch