Poznáte to?

• vysoké náklady na spracovanie, prepravu a archiváciu dokumentov, keďže veľa činností vo firme sa rieši manuálne (zbytočná tlač, manuálne spracovanie nových registrácií a ďalšie),
• problémy pri vymáhaní pohľadávok z dôvodu straty, zničenia alebo problémov pri dohľadávaní dokumentu,
• malá spokojnosť zákazníkov z dôvodu zbytočného čakania pri poskytovaní služieb.

Sú to drahé problémy, za ktoré môžu firma „zaplatiť“ nielen zvýšenými nákladmi, ale aj stratou konkurenčnej výhody alebo zákazníkov.

Netlačte dokumenty pre skartovačku

Dokumenty vyžadujúce autorizáciu, ako napríklad žiadosti alebo kontrakty, sú tradične spracovávané v papierovej forme. Až na konci sa papierový dokument odloží do archívu, čím sa zvyšuje riziko jeho straty alebo problémov pri neskoršom vyhľadávaní. Aj pri modernejšom spracovaní s využitím systémov pre správu dokumentov (napríklad DATALAN ECM suite ) musí dôjsť k digitalizácii papierovej verzie dokumentu, ktorá sa neskôr aj tak skartuje. Strácajú sa tým však štruktúrované informácie z dokumentu (číslo zmluvy, informácie o zákazníkovi, text žiadosti a podobne) a zostáva manuálna práca s dokumentom, čím sa pri tomto spôsobe spracovania podstatne zvyšujú náklady.

Bezpečné a úsporné spracovanie dokumentov pomocou eSign

Existuje však jednoduché riešenie – bezpečne podpísať dokument vstupujúci do procesu elektronicky, pomocou digitálneho biometrického podpisu 169375>eSign. Tým zostáva zachovaný prirodzený proces od podpísania formulára zákazníkom až po jeho spracovanie na back-office. Celý proces je pritom plne elektronický, bez potreby jediného papiera. Úspora pri elektronickom spracovaní požiadaviek v rámci procesov je značná. Nedochádza k tlačeniu, skenovaniu, preprave a ani k archivácii fyzických dokumentov. Tým pádom sa dokumenty nestrácajú, sú lepšie zabezpečené a dajú sa jednoducho vyhľadať. Podľa kalkulácií návratnosti investície, na takýto systém spracovania je možné ušetriť až 2 eurá na dokument*.

Typický príklad spracovania žiadosti klienta

Digitálny biometrický podpis eSign v sebe spája jednoduchosť a prirodzenosť klasického podpisu s bezpečnostnými parametrami, porovnateľnými so zaručeným elektronickým podpisom (ZEP). Veľkou výhodou je aj súčasné znižovanie nákladov na spracovanie takto podpísaných dokumentov, pretože celý proces, od podpísania zákazníkom až po spracovanie dokumentu na back-office je plne elektronický, bez potreby jediného papiera.

1. Vypísanie žiadosti zákazníka o službu (elektronický predvyplnený formulár).
2. Podpísanie žiadosti zákazníkom na podpisovom tablete (zabezpečenie dokumentu a priloženie zašifrovaných dát).
3. Procesné spracovanie žiadosti (aktivácia služby zákazníkovi).
4. Archivácia žiadosti (v elektronickej podobe).
   

Kríza ako príležitosť

Spracovanie dokumentov s využitím bezpečnej technológie digitálneho biometrického podpisu eSign výrazne znižuje náklady firmy a zvyšuje úroveň zákazníckych služieb. A práve teraz je najvyšší čas zahodiť všetko zbytočné, zefektívniť neefektívne a zlepšiť fungujúce. Získať tak premyslenou modernizáciou IT systémov, ktorá firme prinesie efektívnejšie fungovanie, nových a spokojných zákazníkov a teda aj budúci rast.

Ak vás zaujalo riešenie eSign :

*Zdroj: spoločnosť SOFTPRO